Compliance
Sistemul digital al avertizorilor de integritate
Acest sistem al avertizorilor de integritate este utilizat de angajați și de terți pentru a raporta cazuri de suspiciune în cadrul companiei Thomann GmbH, al filialelor și al companiilor afiliate, în conformitate cu secțiunea 15 din Legea germană privind societățile pe acțiuni (denumite în continuare „Thomann”).
Acesta facilitează raportarea anonimizată a încălcărilor regulilor și a cazurilor de suspiciune aflate în legătură cu acestea pentru prevenirea, clarificarea și soluționarea neconformităților.
În calitate de întreprindere de familie, asumarea responsabilității este ferm ancorată în filosofia companiei noastre.
În ceea ce privește comportamentul conform și care respectă legile, ne impunem cerințe foarte ridicate care, în general, depășesc cerințele stipulate prin lege.
Prin urmare, prevenirea daunelor (materiale și imateriale) cauzate de nerespectarea reglementărilor legale și/sau a regulilor interne ale companiei este de o importanță majoră.
Încurajăm toate părțile interesate (furnizori, prestatori de servicii, cumpărători, angajați, solicitanți și alte persoane) să ne raporteze încălcările conformității, deoarece aceasta este singura modalitate de a recunoaște și de a remedia comportamentele necorespunzătoare într-un stadiu incipient.
Acest sistem digital al avertizorilor de integritate este disponibil tuturor avertizorilor de integritate. Este un canal de raportare sigur, care poate fi utilizat în mod anonim și care garantează astfel protecția solicitată prin lege a avertizorilor de integritate și a datelor sensibile ale acestora.
Toate raportările transmise sunt verificate, analizate și procesate de către personalul special instruit în domeniul managementului conformității.
Sistemul poate fi utilizat pentru a transmite raportări referitoare la Legea privind obligația de diligență în lanțul de aprovizionare (LkSG), precum și la alte cazuri de suspiciune.
Link către sistemul avertizorilor de integritate: https://hintbox.thomann.de/
Declarația de principii privind drepturile omului
Declarația de principii
Grupul de companii Thomann
V 1.0
Versiune: 14.06.2023
Preambul
Thomann se recunoaște drept o conducere corporativă ecologică și responsabilă social. Principiul nostru de sustenabilitate cuprinde respectarea practicilor comerciale etice, implementarea proceselor ecologice, precum și promovarea responsabilității sociale.
A) Atitudinea de bază
Thomann este conștientă de responsabilitatea sa pentru respectarea drepturilor omului, precum și prevenirea încălcărilor drepturilor omului de orice natură atât în compania noastră, cât și pe parcursul lanțurilor noastre de livrare. Asigurăm standarde relevante la condițiile de muncă și relații respectuoase unii cu ceilalți. Bunăstarea tuturor participanților are pentru noi o importanță deosebită.
Standardele drepturilor omului se referă la drepturile stabilite în Declarația Universală a Drepturilor Omului a Națiunilor Unite (ONU), Declarația Organizației Internaționale a Muncii (ILO) cu privire la principiile de bază și drepturile de muncă, Convenția pentru apărarea Drepturilor Omului și a Libertăților Fundamentale (CEDO) și sistemele regionale și naționale recunoscute pentru promovarea și protecția drepturilor omului.
Scopul acestei declarații de principii este să confirmăm angajamentul nostru permanent pentru respectarea drepturilor omului în timpul realizării tuturor activităților noastre de afaceri în domeniul nostru propriu de afaceri, dar și în ceea ce privește furnizorii noștri direcți și indirecți. De asemenea, aceasta are scopul de a prezenta mecanismele care au fost puse în aplicare pentru implementarea strategiei noastre de prevenire a riscurilor legate de drepturile omului relevante pentru companie, pentru a preveni sau pentru a minimiza aceste riscuri și astfel să asigure un nivel ridicat de protecție a drepturilor omului.
Această declarație de principii clarifică preocuparea noastră de a identifica toate tipurile de comportament care ar putea să atragă după sine un risc cu privire la drepturile omului sau un risc de mediu în sensul Legii privind obligația de diligență în lanțul de livrare, și să instituie mecanisme pentru monitorizare, obligația de diligență și instruire, precum și mecanismele de comunicare și reclamare în scopul promovării și protecției drepturilor omului, care implică toate departamentele relevante al companiei și societăților ei asociate.
B) Domeniu de aplicare și responsabilitate
Această declarație de principii se aplică din 01 ianuarie 2024 pentru Thomann, filialele și holdingurile acesteia, la care Thomann deține direct sau indirect > 50% din părțile sociale sau exercită o influență decisivă într-un alt mod.
Prin această declarație de principii, conducerea companiei noastre se poziționează clar în sensul considerației deosebite și sprijinirii respectării următoarelor obligații privind drepturile omului și mediul înconjurător:
Angajații noștri și societatea
- Interdicția exploatării copiilor prin muncă și a muncii forțate, a sclaviei și a traficului de persoane:
Respingem orice tip de muncă forțată sau de exploatare a copiilor prin muncă fără excepție și ne exprimăm explicit pentru interdicția sclaviei moderne sau a traficului de persoane. - Tratamentul egal al angajaților și lipsa de toleranță a discriminării:
Asigurăm egalitatea de șanse și nu tolerăm discriminarea, de exemplu, pe baza rasei, sexului, religiei, originii naționale, opiniei politice, orientării sexuale, originii sociale, vârstei și caracteristicilor fizice și psihice. - Libertatea de asociere și acorduri colective:
Respectăm dreptul angajaților noștri de a adera la un sindicat. În plus, sprijinim și inițiem dialoguri intense cu reprezentanții respectivi ai angajaților. - Sănătate și siguranță:
Protecția sănătății și securitatea în muncă au pentru noi cea mai înaltă prioritate. La nivel mondial, respectăm legile de protecție a muncii aflate în vigoare și, mai mult decât atât, stabilim propriile standarde de securitate în muncă și de sănătate la toate locațiile noastre. - Condiții de muncă echitabile și remunerație echitabilă:
Garantăm condiții de muncă echitabile, salarizare echitabilă și programe de lucru corespunzătoare legilor și directivelor naționale și internaționale în vigoare pentru societățile noastre. - Interdicția evacuărilor forțate ilegale
- Interdicția violenței din partea personalului de securitate
Planeta noastră și resursele ei
Ne obligăm să diminuăm efectele activității noastre comerciale asupra mediului înconjurător, să protejăm resursele noastre naturale și să căutăm soluții care contribuie la protecția mediului nostru înconjurător. Aceste așteptări le impunem și furnizorilor noștri, care sunt, de asemenea, stabilite în codul nostru de conduită pentru furnizori. În acest sens, punem un accent deosebit pe următoarele aspecte:
- Protecția mediului și evitarea efectelor ilegale asupra mediului, inclusiv în contextul Convenției de la Basel (referitoare la manipularea substanțelor și a deșeurilor periculoase) și Convenției de la Minamata (reducerea emisiilor de mercur).
- Interdicția provocării unei modificări periculoase a solului, poluării apelor, poluării aerului, emisiilor de zgomot periculoase sau unui consum excesiv de apă, precum și a oricărei încălcări a drepturilor omului prin daune de mediu.
Lanțul nostru de livrare
Așteptăm și de la partenerii noștri de afaceri, inclusiv furnizorii noștri direcți și indirecți, să fie conștienți în ceea ce privește responsabilitatea lor pentru drepturile omului, responsabilitatea ecologică și socială și să respecte permanent anumite principii de bază etice în conformitate cu această declarație de principii la activitățile lor.
Codul nostru de conduită pentru furnizori formulează împreună cu această declarație de principii așteptările grupului de companii Thomann de la furnizorii ei și întregul lanț de livrare. Așteptăm ca toate tranzacțiile să se desfășoare în conformitate cu codul de conduită pentru furnizori.
C) Implementarea obligației noastre de diligență referitoare la drepturile omului
Analiza de risc și măsuri în propriul domeniu de afaceri
Pentru o protecție adecvată a drepturilor omului în domeniul propriu de afaceri, Thomann a stabilit procesele necesare în principii, directive ale companiei și instrucțiuni de procese, care, în principiu, se aplică și se implementează în cadrul întregului grup de companii. Toți angajații noștri au la dispoziție un acces nelimitat la o persoană de încredere, precum și angajați și persoane terțe pentru procedura de reclamare anonimă și echitabilă. În plus, au loc instruiri privind subiectul gestionarea riscurilor relevante referitoare la drepturile omului și mediu.
Analiza de risc și măsuri în domeniul partenerilor de afaceri
Am integrat un program amplu de conformitate, pe care l-am dezvoltat prin luarea în considerare deosebită a profilului nostru individual de risc, în acest sens, de exemplu, luăm în considerare domeniul nostru de activitate, portofoliul nostru de produse și activitatea noastră de afaceri în țări cu risc sporit de corupție, respectiv de drepturile omului.
În cadrul analizei de risc, am implementat activități stricte de monitorizare și de control, care trebuie să garanteze că standardele și cerințele noastre de conformitate sunt îndeplinite în activitățile de zi cu zi. În același timp, efectuăm periodic analize de risc pentru a actualiza și a dezvolta continuu mecanismele noastre de evaluare. O parte integrantă a acestei evaluări de risc este, de exemplu, un indicator de risc față de încălcări potențiale ale drepturilor omului, care se bazează pe indici folosiți la nivel internațional.
În cazurile în care se constată riscuri, sunt introduse măsuri corespunzătoare, astfel îndeosebi în caz de riscuri grave este necesară o decizie fondată cu privire la posibilitatea de derulare a afacerilor. Thomann este pregătită să refuze o posibilitate de derulare a afacerilor, chiar dacă este permisă legal, însă reprezintă un risc inacceptabil pentru valorile Thomann.
Analiza de risc și măsuri de-a lungul lanțului de livrare
Thomann a stabilit furnizori direcți relevanți și le-a solicitat să dea o declarație proprie cuprinzătoare. Într-un prim pas au fost luați în considerare furnizorii cu cifră de afacere ridicată și cu semnificație. Suplimentar se efectuează o verificare periodică a mediilor cu obiectivul de a implica toți furnizorii existenți relevanți în acest proces continuu de monitorizare.
Procesul selectării și precalificării furnizorilor a fost ajustat pentru a garanta un screening în ceea ce privește drepturile omului deja la începutul noilor relații de afaceri.
Evaluarea furnizorilor se bazează pe o anchetă detaliată cu diferite chestionare raportate la subiecte. Subiectele esențiale sunt protecția mediului, drepturile omului și drepturile muncii, securitatea în muncă, combaterea corupției și dării de mită, precum și responsabilitatea în lanțul de livrare. Mai mult decât atât, furnizorii trebuie să prezinte certificate relevante, de asemenea, să le actualizeze la nevoie. Aceste date formează baza pentru activitățile necesare de monitorizare și de evaluare, precum și o analiză de risc corespunzătoare.
Analizele de risc efectuate au avut drept rezultat faptul că în lanțul de livrare ar putea să existe riscuri potențiale în legătură cu condițiile de muncă, mediul înconjurător și protecția muncii. În egală măsură, în cazul anumitor furnizori există riscuri sporite din cauza locației lor în așa-numite țări „very high risk“.
Pentru reducerea și atenuarea riscului au fost stabilite măsuri preventive și contramăsuri și integrate într-un proces multidisciplinar, care prevede și o procedură de escaladare. Thomann va adopta în plus măsuri adecvate când obține informații întemeiate despre o încălcare a unei obligații privind drepturile omului sau privind mediul înconjurător la un furnizor direct sau indirect.
D) Măsuri de bază pentru prevenție și remediere precum și comunicare
Mecanism de reclamare
Mecanismul de reclamare Thomann, constând dintr-un sistem de avertizori de integritate bazat pe internet, este un punct de contact confidențial care stă la dispoziția tuturor angajaților Thomann, precum și persoanelor externe, sub formă de canal de comunicare suplimentar. Astfel pot fi comunicate îngrijorări sau pot fi comunicate indicații cu privire la eventuale încălcări a obligațiilor de diligență referitoare la drepturile omului și mediu, chiar și anonim.
Investigăm toate mesajele pe baza reglementărilor interne obligatorii. Fiecare anchetă are loc independent și obiectiv, cu participarea funcției de conformitate. Toate mesajele și anchetele respective vor fi raportate periodic conducerii companiei într-o procedură standardizată. Thomann nu tolerează nicio discriminare a persoanelor care ne raportează prin mecanismul de reclamare sau prin alte canale de comunicare
Link: https://hintbox.thomann.de
Instruire și sensibilizare
Oferim instruiri pentru toți angajații noștri, care acoperă subiecte precum drepturile omului, sustenabilitate, sănătate și siguranță, mediu, egalitatea de șanse și multe altele. Programul nostru de instruire cuprinde și un instructaj obligatoriu privind codul nostru de conduită și diferite alte instruiri de conformitate.
În plus, lucrăm continuu să extindem oferta noastră de instruire. Aici este inclusă, de exemplu, oferta de instruiri privind obligația de diligență referitoare la drepturile omului și mediul înconjurător pentru grupuri țintă selectate.
În plus față de angajații noștri, atragem atenția și furnizorilor noștri cu privire la oferte corespunzătoare de instruire.
Comunicare, documentare și întocmirea raportului
În raportul nostru anual relatăm despre activitățile, progresele și ambițiile noastre în toate domeniile ce vizează drepturile omului. În acest sens, raportăm transparent despre riscuri esențiale, măsurile noastre, precum și progresele obținute pentru menținerea drepturilor omului și protecției mediului. Pentru aceasta este implementat un concept pentru o documentare pe cât posibil de completă în sensul unei trasabilități ușor de înțeles.
Măsuri de remediere
Dacă se constată încălcări ale drepturilor omului și mediului, care au fost cauzate de Thomann sau la care Thomann a contribuit, ne obligăm să prioritizăm și să remediem aceste procese în funcție de efect și de gravitate. În acest caz este inclus și faptul că ne străduim să acordăm un ajutor adecvat celor afectați direct.
Îmbunătățire și dezvoltare
Suntem convinși că depășirea provocărilor privind drepturile omului și protecția mediului în lanțurile noastre globale de livrare este o sarcină continuă, care, pe lângă inițiativele noastre individuale de companie, necesită și modificări sistemice. Aici, colaborarea cu furnizorii și partenerii noștri de afaceri are o semnificație esențială.
Din acest motiv, Thomann va verifica periodic în mod critic rolul ei și implementarea obligațiilor de diligență privind drepturile omului și le va dezvolta continuu. Aceasta se aplică și pentru directivele și procesele noastre interne diferite care privesc subiectul drepturile omului.
E) Responsabilități
Răspunderea totală pentru diligența referitoare la drepturile omului și protecția mediului aparține directorului general al grupului de companii Thomann. Aceasta include cel puțin controlul și monitorizarea măsurilor raportate la Legea privind obligațiile de diligență în lanțul de livrare. În implementarea acestei declarații de principii, directorul general trebuie să se informeze cel puțin o dată pe an cu privire la activitatea persoanei sau a persoanelor competente.
Fiecare societate din cadrul concernului este obligată să respecte prezenta declarație de principii și să implementeze respectivele principii de bază. Responsabilitatea pentru implementarea respectivă a diligenței privind drepturile omului aparține conducerii respective a departamentelor.
Domeniul „Human Resources“ este responsabil pentru coordonarea măsurilor pentru respectarea drepturilor omului și condițiilor de muncă echitabile. Procesele pentru menținerea obligației de diligență în cadrul lanțului nostru de livrare sunt dezvoltate și stabilite prin domeniul de „Achiziții”.
Departamentul de conformitate sprijină, consiliază și participă în cadrul competențelor lui de specialitate, în special cu privire la eventuale riscuri de corupție, dar și funcțional, de exemplu în cadrul anchetei mesajelor referitoare la încălcări potențiale ale drepturilor omului sau alte încălcări relevante.
Domnul Markus Neser (COO) a fost desemnat responsabil pentru drepturile omului, el fiind sprijinit de mai multe departamente. Responsabilul nostru pentru drepturile omului este competent să monitorizeze mecanismele descrise în declarația de principii și este informat întotdeauna în cazul identificării unui risc. În cazurile cu risc ridicat, responsabilul nostru pentru drepturile omului preia, în plus, o funcție de consiliere și participă la procesul decizional definitiv.
Thomann va verifica periodic în mod critic această declarație de principii și implementarea ei și, după caz, în funcție de ocazie și o va actualiza la nevoie.
Data: 14.06.2023
Raport de sustenabilitate
Puteți descărca aici raportul de sustenabilitate pentru ultimul exercițiu financiar, imediat ce va fi disponibil.
Codul de conduită Thomann pentru furnizori și prestatori de servicii
Thomann se angajează să aplice un management corporativ responsabil din punct de vedere ecologic și social. Modelul nostru de sustenabilitate cuprinde respectarea practicilor etice de afaceri, implementarea unor procese ecologice, precum și promovarea responsabilității sociale.
Așteptăm același lucru de la furnizori și prestatori de servicii, deoarece dezvoltarea sustenabilă a companiei poate avea succes numai dacă toți cei implicați nu numai că recunosc aceste valori, ci și le pun în aplicare și le trăiesc.
Puteți descărca SCoC (Supplier Code of Conduct - Codul de conduită al furnizorilor) aici.
© 2023 Thomann GmbH
